Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Berbasis Web di Fakultas Vokasi Universitas Warmadewa

Kemajuan teknologi informasi telah mendorong berbagai institusi, termasuk perguruan tinggi, untuk mengadopsi sistem pengelolaan yang lebih modern dan efisien. Fakultas Vokasi, Universitas Warmadewa saat ini masih menggunakan metode manual dalam pengelolaan surat, yang melibatkan pencatatan di Excel dan penyimpanan dokumen dalam bentuk digital hasil pemindaian. Sistem ini kurang efisien dan rawan terhadap kesalahan, seperti hilangnya data dan keterlambatan disposisi surat. Mengatasi permasalahan ini, dirancanglah sistem informasi pengelolaan surat berbasis web menggunakan framework CodeIgniter. Data yang digunakan dalam pengembangan sistem ini meliputi dokumen surat masuk dan surat keluar yang dikelola dalam satu tahun terakhir. Sistem ini mencakup fitur pendaftaran surat, pengarsipan digital, disposisi online, dan pelacakan surat secara real-time, mendukung inisiatif paperless yang dapat mengurangi penggunaan kertas. Pengembangan sistem menggunakan metode Research and Development (R&D), melalui tahap analisis, perancangan, pengembangan, implementasi, dan pengujian. Pengujian dilakukan dengan metode black box untuk memastikan fungsionalitas sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Hasil pengujian menunjukkan peningkatan efisiensi pengelolaan surat hingga lebih dari 70% dibandingkan dengan metode manual. Implementasi dari sistem ini diharapkan Fakultas Vokasi dapat mencapai pengelolaan yang lebih efektif dan efisien serta ramah lingkungan.